[摘錄] 電子郵件修辭學:在別人的思考裡思考

“經理人月刊”:http://tw.news.yahoo.com/marticle/url/d/a/060829/44/2siq.html?type=new&pg=1

修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

撰寫商務電郵前,不妨用以下3個動作暖身一下:

# 想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與螢幕,這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點。
# 設想對方看了你的信之後可能有的觀點,也就是要在別人的思考裡思考。
# 了解對方和你一樣都是大忙人,講重點即可。

多一點體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。

一個人的信箱裡,每天會收到多少封Email?你的Email要怎麼表達,才能讓對方看到、知道、做到?

這讓我聯想到許久之前,在廣告公司擔任資深文案的朋友感嘆地對我說:『難道大家認為寫文案,就像寫字一樣簡單嗎?』

當然不是!

寫一篇令人激賞的廣告文案,不簡單。
寫一封適切合宜的電子郵件,也不簡單。

過去的同一天,我還發表了...

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